Arvien vairāk autoservisu digitalizē savu ikdienas darbu, aizstājot Excel tabulas, manuālas kalkulācijas un papīra dokumentus ar autoservisa programmu jeb vienotu autoservisa sistēmu. Tam ir pamatots iemesls – pareizi izvēlēta sistēma palīdz ietaupīt laiku, samazināt kļūdas rēķinos un atskaitēs, kā arī ļauj autoservisa komandai vairāk koncentrēties uz pašu svarīgāko – klientu apkalpošanu un kvalitatīvu remontdarbu veikšanu.
Laba autoservisa ERP sistēma ļauj apvienot vairākus ikdienas procesus vienuviet – klientu un transportlīdzekļu uzskaiti, darba lapas, remonta vēsturi, rezerves daļas, rēķinus un finanšu pārskatus. Tas samazina iespēju kaut ko aizmirst, ievadīt datus vairākas reizes vai nepareizi aprēķināt remonta izmaksas.
Tomēr autoservisa programmas izvēle nav tik vienkārša. Latvijas tirgū pieejami dažādi risinājumi – no vecākām, datorā instalējamām programmām līdz mūsdienīgām mākoņbāzētām autoservisa sistēmām. Katram risinājumam ir sava pieeja, tāpēc pirms izvēles ir vērts saprast, kas autoservisam patiešām ir nepieciešams.
Kvalitatīvi dati un pilna transportlīdzekļa vēsture
Labs pamats jebkurai autoservisa sistēmai ir kvalitatīvi un viegli pieejami dati. Sistēmai vajadzētu glabāt ne tikai transportlīdzekļa remonta datus un rēķinus, bet arī pilnu tā servisa vēsturi.
Piemēram, svarīgi ir redzēt, kādi darbi transportlīdzeklim veikti, kādas rezerves daļas izmantotas, kad remonts veikts, kādas bijušas izmaksas, kurš darbinieks darbu veicis un cik daudz laika tam patērēts.
Šie dati nav tikai informācija, kas nepieciešama rēķina izrakstīšanai. Tie var kļūt par vērtīgu pamatu autoservisa veiktspējas analīzei, finanšu pārskatiem un biznesa lēmumiem.
Jo kvalitatīvāki dati tiek uzkrāti ikdienā, jo vairāk tos iespējams izmantot arī nākotnē.
Darba lapas un autoservisa darba procesu vadība
Darba uzdevumu plānošana bieži tiek novērtēta par zemu līdz brīdim, kad autoservisā sāk veidoties garas rindas, pārslogoti pacēlāji un nepārtraukti telefona zvani ar jautājumiem: “Kad būs gatavs?”, “Kad ir tuvākais pieraksts?” vai “Cik maksās remonts?”.
Tāpēc viena no svarīgākajām autoservisa programmas funkcijām ir ērta darba lapu un remonta procesu pārvaldība.
Ir svarīgi, lai jaunu darba lapu varētu izveidot ātri, pievienot nepieciešamos darbus un rezerves daļas, kā arī jebkurā brīdī redzēt, kādā statusā atrodas konkrētais pasūtījums – vai transportlīdzeklis ir pieņemts servisā, atrodas remonta procesā, ir pabeigts vai jau sagatavots rēķinam.
Vēl svarīgāk – informācijai jābūt pieejamai ne tikai biroja datorā. Ja autoservisa sistēma ir pieejama mākonī, darbinieki var piekļūt nepieciešamajai informācijai no dažādām ierīcēm un atrašanās vietām.
Rēķinu izrakstīšana bez liekas datu pārrakstīšanas
Rēķinu izrakstīšana ir vēl viena joma, kur autoservisi bieži zaudē laiku.
Efektīvai autoservisa ERP programmai vajadzētu ļaut no darba lapas pēc iespējas vienkāršāk sagatavot rēķinu, nevis atkārtoti pārrakstīt informāciju citā programmā vai dokumentā.
Tas ne tikai ietaupa laiku, bet arī samazina kļūdu risku. Ja darbu cenas, rezerves daļas un citas izmaksas jau ir ievadītas darba lapā, nav nepieciešams tās vēlreiz manuāli kopēt.
Jo mazāk reižu viens un tas pats dati jāievada, jo mazāka iespēja kļūdīties.
Rezerves daļu un noliktavas uzskaite
Autoservisa programma ar noliktavas uzskaiti var būt īpaši svarīga servisiem, kuri uztur savu rezerves daļu krājumu.
Iespēja ātri atrast nepieciešamo detaļu, redzēt tās atlikumu un norakstīt to konkrētam remontam palīdz samazināt manuālo darbu un kļūdu skaitu.
Vienota sistēma ļauj sasaistīt rezerves daļas ar konkrētu darba lapu un transportlīdzekli, tādējādi veidojot pilnīgāku remonta vēsturi un precīzāku izmaksu uzskaiti.
Lietošanas ērtums ir tikpat svarīgs kā funkcijas
Pat funkcijām bagātākā autoservisa sistēma nav īpaši vērtīga, ja darbiniekiem tā šķiet sarežģīta un neērta.
Lietošanas ērtums bieži nosaka, vai sistēma patiešām tiek izmantota ikdienā vai pēc dažām nedēļām tā tiek pamesta.
Šajā ziņā priekšrocības bieži ir mūsdienīgām mākoņbāzētām autoservisa programmām. Nav nepieciešams instalēt programmu katrā datorā, atjauninājumi notiek automātiski un sistēmai iespējams piekļūt no dažādām ierīcēm.
Tas ļauj autoservisam sākt darbu ātrāk un izvairīties no sarežģītas programmatūras uzturēšanas.
Cik maksā autoservisa programma?
Izvēloties autoservisa programmu, ir vērts rūpīgi izvērtēt arī cenu modeli.
Dažas programmas paredz lielu sākotnējo maksājumu par licenci, uzstādīšanu un konfigurēšanu, savukārt citas darbojas pēc mēneša abonēšanas principa.
Mazam vai vidējam autoservisam abonēšanas modelis bieži var būt praktiskāks – sākotnējās izmaksas ir zemākas, un nav nepieciešams uzreiz veikt lielu ieguldījumu programmatūrā un infrastruktūrā.
Svarīgi ir salīdzināt ne tikai mēneša cenu, bet arī to, kas tajā ir iekļauts – lietotāju skaits, funkcijas, atjauninājumi, tehniskais atbalsts, datu glabāšana un iespēja nākotnē pievienot papildu funkcionalitāti.
Izmēģiniet autoservisa sistēmu praksē
Labākais veids, kā salīdzināt dažādas autoservisa ERP sistēmas, ir nevis tikai lasīt to aprakstus, bet izmēģināt tās praksē.
Ja iespējams, izmantojiet demo vai bezmaksas izmēģinājuma periodu. Izveidojiet dažas reālas darba lapas, pievienojiet klientus un transportlīdzekļus, ievadiet darbus un rezerves daļas, izveidojiet rēķinu un pārbaudiet, cik ērti ir izsekot remonta procesam.
Tieši ikdienas lietošanas pieredze vislabāk parāda, vai konkrētā autoservisa programma patiešām atbilst jūsu servisa darba procesam.
MecMetrix – autoservisa programma Latvijas autoservisiem
MecMetrix ir mākonī bāzēta autoservisa sistēma, kas izveidota Latvijas autoservisu ikdienas darba pārvaldībai.
Tā apvieno klientu un transportlīdzekļu uzskaiti, darba lapas, remonta vēsturi, rēķinu izrakstīšanu un noliktavas pārvaldību vienuviet.
Ja meklējat autoservisa programmu, kas ir pieejama no jebkuras vietas un ļauj sākt darbu bez sarežģītas uzstādīšanas, aicinām izmēģināt MecMetrix bez saistībām.
← Atpakaļ uz jaunumiem